Começar um novo projeto dentro da empresa, em diversas situações, é muito desafiador, porque requer um planejamento, recursos e negociações com stakeholders para que tudo aconteça da maneira correta. E mesmo empregando tudo ou quase tudo necessário nesta etapa de planejamento, é comum escutar: “Poxa, mais um projeto para isso?”. Pois é, existem maneiras de evitar que as pessoas da organização pensem dessa forma.
O principal problema quando decidimos implementar um novo projeto está
relacionado à priorização. Você precisa ter claro o que o projeto vai trazer de
benefícios e quais questões vai ajudar a resolver. Podemos considerar esses
pontos como básicos, mas grande parte das empresas não age assim e as que agem,
não executam essa tarefa bem. E isso ocorre porque não conseguem sair do
habitual, adotar o famoso ‘Think outside de box’ (pense fora da
caixa), pois estão pensando no esforço e não no principal, que são os
resultados.
Aliado a isso, você deve ter as respostas para algumas perguntas que eventualmente
os colaboradores farão: “Por que estamos começando mais um projeto?” e “Qual
resultado esperamos?”. Acredite em mim, pensar por resultados vai conseguir
mudar toda a dinâmica dos seus projetos, pois estes serão o guia para você se
organizar, priorizar e atingir suas metas.
Outro ponto importante é conseguir trazer valor no curto prazo. O que isso quer
dizer? É comum que os projetos tragam resultados apenas a longo prazo, no
entanto, é essencial mudarmos essa mentalidade e comer o boi em bifes. Ou seja,
fatiar e desmembrar, para conseguir gerar valor o quanto antes, promovendo um
acompanhamento com disciplina e focando na comunicação com o time.
Veja como isso que estou falando não é de hoje.
Segundo um estudo realizado em 2015 pelo Project Management Institute Brasil
(PMI) com 300 grandes empresas brasileiras, cerca de 76% do fracasso dos
projetos teve como causa falhas na comunicação. E quase uma década depois,
percebemos que o dado continua atual, visto que uma comunicação com ruídos
segue gerando problemas. Você mesmo pode constatar isso na sua realidade.
Uma gestão baseada em OKRs - Objectives and Key Results (Objetivos e
Resultados) -, pode ser útil para evitar que falhas assim aconteçam, já que uma
das premissas é alinhamento constante entre os integrantes da equipe, para que
todos estejam na mesma página. Isso ajuda a evitar ruídos na comunicação, além
de gerar uma aproximação maior, facilitando para que exista mais sinergia e os
colaboradores se empenhem para trabalhar em equipe de maneira coesa.
Afinal, é de responsabilidade do líder do projeto garantir que todos os
colaboradores tenham de fato compreendido o propósito e as mudanças advindas da
implementação dele, entendendo assim, a razão de estarem se engajando para
transformar a ideia em realidade. Pois, sejamos sinceros, um time que não
acredita no projeto acabará frustrado no final do dia, não entregando a melhor
performance.
Além disso, os OKRs vão auxiliar a reavaliar a rota, caso necessário, durante a
execução do projeto, pois você vai precisar ficar de olho se o resultado
esperado está sendo alcançado ou não. E este mesmo racional vai te ajudar a
fazer uma melhor priorização do portfólio de projetos. O que isso significa? Se
você aprender a pensar por resultado, vai decidir melhor quais projetos devem
ser implementados e vai desperdiçar menos tempo e recursos neste “mais um
projeto”, que escutamos com tanta frequência dos colaboradores.
Pedro Signorelli - um dos maiores especialistas do Brasil em gestão, com ênfase em OKRs. Já movimentou com seus projetos mais de R$ 2 bi e é responsável, dentre outros, pelo case da Nextel, maior e mais rápida implementação da ferramenta nas Américas. Mais informações acesse: http://www.gestaopragmatica.com.br/
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