Em tempos de economia estagnada um dos
principais desafios dentro das empresas, em especial das áreas administrativas,
é gerar valor para o negócio mantendo o controle de seus custos. Esse
é um exercício que precisa ser realizado por boa parte das companhias
brasileiras para que elas sigam competitivas no mercado em que atuam. Porém, em
muitas ocasiões, mais do que minimizar gastos, o ponto de virada é identificar
ganhos ocultos na operação, evitando desperdício desnecessário de recursos
financeiros. Neste ponto, você sabe dizer se sua empresa está gastando mais
dinheiro do que precisa em sua gestão?
Internamente, áreas como Contas a Pagar,
Contas a Receber e Departamento Pessoal são responsáveis por processar boa
parte das transações com forte impacto financeiro nas empresas e, por isso,
merecem muita atenção por parte dos gestores. Para amenizar as despesas
desnecessárias é fundamental um controle detalhado para conseguir identificar
por onde a empresa pode estar perdendo o dinheiro. E, nesse processo, as causas
podem ser diversas, como a falta de conhecimento das regras, possíveis erros no
processamento de informações, cobranças indevidas, dados desatualizados ou
controles ineficientes.
É muito comum encontrarmos perdas financeiras
ligadas ao Departamento Pessoal, por exemplo, decorrentes de pagamentos
indevidos ou falha na aplicação das leis trabalhistas e acordos sindicais.
Posso exemplificar citando o caso real de uma empresa que registrava perdas de
mais de R$ 100 mil anuais, por não perceber que estava realizando pagamentos
desnecessários a colaboradores desligados ou que já não tinham mais direito a
benefícios específicos. A companhia focava apenas no processamento das rotinas
administrativas e não analisava os dados gerados. Dependendo do porte da
empresa e do nível de maturidade dos seus processos, há possibilidade de
identificar ganhos ocultos de até R$ 1 milhão por ano.
Fazer uma gestão mais eficiente das despesas administrativas
significa um aumento potencial na geração de valor para as empresas. O alto
volume de transações financeiras suportadas por processos manuais e sem os
devidos controles, gera muito desperdício financeiro. Para identificar esses
custos desnecessários é preciso fazer um trabalho profundo de consultoria,
envolvendo todos os processos administrativos e financeiros, mas, em geral, há
três passos que as empresas podem se atentar para encontrar os ganhos ocultos.
São eles:
1. Crie uma rotina de gestão
de valor
É preciso que a empresa estabeleça critérios
de avaliação dos dados gerados pelos seus diferentes departamentos. Esse
trabalho precisa de uma equipe preparada para identificar padrões de análises,
encontrando os pontos que, frequentemente, geram custos desnecessários. O
objetivo é corrigir as falhas recorrentes e evitar que se repitam. É
fundamental que os dados gerados sejam transformados em informações
relevantes para todas as áreas da companhia.
2. Reveja seus processos
Não basta fazer uma análise pontual para a
redução de custos. É importante utilizar os inputs identificados
para retroalimentar os processos, fazendo o acompanhamento sistemático dos
dados para que estes custos não voltem a aumentar. Esta revisão deve focar em
quatro pontos: identificar erros em processos, verificar possíveis riscos de
fraudes, revisar políticas e normas da empresa e criar mecanismos de controle
para medir a efetividade das ações tomadas.
3. Identifique
oportunidades de automatização
Por mais que os processos estejam
padronizados, algumas análises são muito difíceis de serem realizadas no
dia-a-dia, já que o volume de dados trabalhados em algumas empresas é muito
alto. Imagine, por exemplo, o esforço de conferir uma fatura de plano de saúde
de uma empresa com 10 mil funcionários.
Nesses casos, vale a pena investir em
tecnologias para realizar análises rotineiras. Entre elas, pode-se pensar em
uma ferramenta de Analytics, que permite criar painéis de indicadores para
ajudar a monitorar os custos envolvidos. Além disso, muitas empresas estão
utilizando ferramentas de RPA (Robotic Process Automation), que
utilizam softwares de robotização para automatizar atividades de análise e
consolidação de dados. Esse recurso mostra-se bem eficaz nas rotinas
operacionais, liberando os profissionais para serem mais consultivos ao negócio
da companhia.
Com essas ações focadas na identificação de
possíveis vazamentos de recursos e redução de custos, as áreas administrativas deixam
de atuar apenas como áreas operacionais, passando a ter um papel mais
estratégico e proativo na análise de dados, trazendo insights que permitam
otimizar ganhos - até então ocultos - que beneficiam, além do próprio
departamento, a empresa como um todo.
Tarcisio Adamek - diretor de Desempenho
Empresarial e CSC da TOTVS Consulting