Menos
“pirotécnica”, a tecnologia de RPA
(Robotic Process Automatization) desponta como a que pode
trazer, no curto prazo e com relativa facilidade de implantação, o maior
impacto para as empresas. No entanto, atingir o real potencial desta ferramenta
vem apresentando uma série de armadilhas que compromete ou até inviabiliza muitos
de seus benefícios.
O RPA
é uma tecnologia de automatização de processos de negócio com alto nível de
repetição, com regras mapeáveis e com baixo nível de variação. De forma geral,
esses processos envolvem a consulta e o uso de informações e a execução de
tarefas simples, como a criação de e-mails, emissão de notas e guias de
pagamento etc. Essas atividades passam a ser realizadas por um “assistente
virtual”, programado por meio de um software com tecnologia própria.
Um
relatório recente1 aponta que o mercado potencial de RPA no mundo
pode chegar a até impressionantes US$ 50 bilhões. O investimento em 2019 nesta
área deve ser de cerca de US$ 2,1 bilhões, crescendo a uma taxa anual de 37%.
Já um outro estudo2 (2018) indica que 80% das empresas estão em
alguma etapa jornada de implantação desta tecnologia, sendo que apenas 4% delas
possuem operações em larga escala. Complementar a esses dados, há referência de
mercado3 que revela que a implantação do RPA pode ocasionar uma
redução de custos de até 65%.
Além da
redução, o RPA traz ainda benefícios como aumento de
produtividade, maior disponibilidade (24X7, 365 dias), redução de erros
operacionais, padronização na execução de processos e consequente
melhor qualidade, atendimento de prazos de forma mais rápida, maior
controle, rapidez, melhor gestão da informação (incluindo geração de dados e
estatísticas), compliance e segurança.
A
jornada até este horizonte tem suas etapas e percalços, veja abaixo um resumo
dos sete principais:
1 –
Mapeamento correto dos processos: Algumas empresas
implementam prematuramente o RPA, não tendo mapeado e estruturado corretamente
os processos que serão robotizados. O que pode gerar a necessidade de muitas
revisões, estabelecer muitas exceções e até retrabalhos, além de reduzir a eficiência
atingida com a implantação.
2 –
Processos realmente padronizáveis: É comum que determinado processo
tenha a percepção de ser padronizado, mas quando olhamos na prática há muitas
exceções, situações particulares e demandas paralelas. A automatização por
meio de RPA tem a possibilidade de abarcar vários padrões, porém,
dependendo do volume, a programação não é economicamente viável e pode demandar
demasiada supervisão humana.
3 –
Participação de TI: O projeto de RPA começa pelas áreas de
negócio e processos, mas superadas as questões de base, o departamento de TI
deve ter participação ativa, pois é ele que tem as informações detalhadas sobre
a arquitetura de software da empresa e especificações dos sistemas com os quais
o RPA vai interagir. Além disso, passada a implantação, é necessário o
acompanhamento dos robôs por profissionais especializados para fazer os
ajustes, manutenções e até próximos desenvolvimentos que vão garantir o retorno
sobre o investimento realizado.
4 – Expectativas
dos stakeholders: Esta é uma questão básica de gestão de
projetos e ainda mais importante na robotização. De um lado, as expectativas de
redução de custo devem ser muito bem avaliadas por meio de um Business Case bem
construído (uma vez que varia muito de situação para situação), bem como a visibilidade
das interações humanas, que ainda serão importantes para identificar eventuais
falhas de processamento e situações atípicas, analisar os dados gerados pelos
robôs e até mesmo identificar necessidades de melhorias e novas oportunidades.
5 –
Engajamento dos colaboradores: Semelhante ao item
anterior, mas com foco nas pessoas que passarão a interagir com os robôs. É
importante entender que se trata de um novo modelo de trabalho, em que os robôs
executam tarefas repetitivas e os colaboradores as partes, estratégicas,
analíticas e criativas do trabalho, além de supervisionar os sistemas. É
preciso construir e cultivar esta ‘boa convivência’ entre robôs e humanos.
6 –
Operação assistida: É importante também que, após a implantação,
a empresa se prepare para a operação diária dos robôs. No
princípio, é comum que surjam dúvidas, exceções e até programações extras que
vão garantir a maior fluidez e eficiência dos processos nos médio e longo
prazos e ter equipe dedicada a esta operação é um fator crítico de sucesso.
7 –
Gestão da informação e dados remotos não estruturados: A quase totalidade
dos RPA lidam com grandes quantidades de dados. Para que seja possível a
automação, esses dados precisam estar estruturados e acessíveis em ambientes
seguros. Por exemplo, informações de notas fiscais devem estar digitalizadas
ou, em outra situação, os diversos bancos de dados acessados devem ter formatos
compatíveis.
O RPA
tem um objetivo geral claro, aumentar a eficiência das empresas em determinadas
áreas. Logo, ao final da implementação, além dos cuidados já apontados, é
necessário monitorar os indicadores de execução “fazer a conta” para validar que
o investimento inicial teve o retorno esperado. Com isso,
é possível dirigir os próximos passos, seja para uma expansão dentro da mesma
área, abertura de novas frentes de trabalho e até, em casos muito raros, deixar
este modelo caso o custo/benefício não seja o desejado.
Jacqueline
Santos - gerente de projetos da Cosin Consulting Linked by Isobar
1 Consultoria Zinnov
2 Deloitte
3 Everest Group
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