Quando abrir mão do controle gera grandes resultados

 

Em mais de 25 anos de carreira, já vivi inúmeros projetos complexos, prazos apertados, equipes diversas e contextos desafiadores. Ainda assim, posso afirmar: o mais recente evento interno que liderei foi, sem dúvida, o projeto mais desafiador da minha trajetória, isso sem contar que também foi um dos mais transformadores. Não apenas pela grandiosidade da entrega, mas principalmente pelo nível de confiança, adaptação e coragem exigidos em cada etapa. 

Realizado na quadra da Sociedade Rosas de Ouro, em São Paulo, há apenas dois dias do início do carnaval, o evento trouxe uma proposta inédita: unir parceiros, celebrar conquistas e premiar desempenhos em um ambiente completamente fora do padrão corporativo tradicional. A concepção dessa ideia “fora da caixa” surgiu da vontade e necessidade de não fazer o “mais do mesmo”, de arriscar e dar a cara a tapa. Entretanto, por trás do brilho e da experiência memorável, existiu um intenso exercício de gestão de projetos em seu sentido mais puro.

 

Entre o caos e a inovação   

Um dos primeiros aprendizados foi aceitar que não ter controle de tudo faz parte de projetos verdadeiramente inovadores. Em outras palavras, sair da minha zona de conforto foi essencial. Estávamos lidando com um formato completamente diferente, em um ambiente que exigia soluções inéditas: tivemos que locar desde equipamentos básicos, como ventiladores, até pensar em aspectos que normalmente não fazem parte do escopo de um evento corporativo tradicional. 

A preocupação maior deixou de ser a confirmação de participantes — que dobrou em comparação ao encontro do ano anterior — e passou a ser a infraestrutura: energia, ventilação, segurança, ambientação, fluxo de pessoas e uma infinidade de detalhes operacionais. Tudo isso exigiu ajustes rápidos e decisões assertivas, sempre mantendo a experiência do público como prioridade. 

Outro desafio que vale a menção foi fazer tudo isso dentro do orçamento. Gestão de projetos, na prática, é saber equilibrar ambição, criatividade e recursos limitados. Foi necessário negociar, priorizar, redesenhar escopos e, acima de tudo, lidar com fornecedores desconhecidos, o que aumenta significativamente o nível de risco. 

Dessa forma, ter o apoio de parceiros confiáveis e de longa data como, por exemplo, a agência de eventos e agência de comunicação, fez toda a diferença. A construção de relações sólidas ao longo dos anos se mostrou um dos maiores ativos do projeto. Em momentos de pressão, são essas parcerias que garantem agilidade, flexibilidade e comprometimento com a entrega final.

 

Confiança, trabalho em time e muito frio na barriga   

A apreensão de que algo não saísse como o planejado acompanhou cada decisão. E isso é natural quando se assumem riscos concretos. Mais do que nunca, foi indispensável confiar no trabalho em equipe, em uma dinâmica semelhante à de um desfile de carnaval, além da capacidade coletiva de solucionar imprevistos e do engajamento de todos os participantes. 

Para além da operação, existia também uma atenção especial à imagem institucional da empresa. Lideranças globais estavam no local, e os registros fotográficos e vídeos nas redes sociais teriam circulação internacional. Era fundamental assegurar que o conceito, o cenário e até mesmo o vestuário estivessem alinhados a um público pouco familiarizado com o universo do carnaval brasileiro, equilibrando descontração, identidade cultural e requisitos corporativos.

 

Quando o desafio move   

Ao final, ficou claro que o desafio é um poderoso motor de inovação. Ideias fora do padrão, limitações e imprevistos nos tiram do automático, exigem presença total e ampliam nossa capacidade de adaptação.

Essa realização reforçou que gestão de projetos vai muito além de cronogramas e metodologias: trata-se de pessoas, relações, coragem e decisões rápidas para criar experiências memoráveis.

Se existe uma lição, ela é simples: quanto maior o desafio, maior o aprendizado. Nesse percurso intenso, poder contar com a participação da minha filha mais velha, Bia, de 20 anos, que atuou como recepcionista durante o evento, deu um significado ainda mais especial a essa jornada. Lembrei de quando ela e a irmã, Amanda, eram pequenas e passavam o dia comigo no escritório. Desta vez, pude vê-la acompanhando de perto a concretização de meses de trabalho da mãe e do time, entendendo que, por trás das fotos e vídeos que postamos nas redes sociais, há muito esforço e dedicação. Vivenciar esse desafio juntas foi extremamente importante e, tenho certeza, ficará guardado em sua memória por muito tempo.

E foi assim, um sonho, um desafio, sempre contando com o apoio de uma equipe tão dedicada, parceiros de longa data... que transformou pressão em confiança e esforço coletivo em orgulho compartilhado.

 

Vanessa D’Angelo - Diretora de Marketing para a América Latina na GoTo & Brasil Site Leader