Especialistas apontam boas práticas para a gestão de documentos físicos
Mesmo diante do avanço das soluções digitais, muitos negócios
ainda precisam lidar com acervos físicos de documentos, uma pesquisa realizada
em 2023 pela Association for Information and Image Management (AIIM) apontou
que aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. A
gestão eficiente desses arquivos continua sendo essencial para garantir
segurança jurídica, controle de informações e cumprimento de prazos legais.
A digitalização de processos vem ganhando força no ambiente
corporativo, mas o cuidado com os arquivos físicos permanece como uma demanda
recorrente. De acordo com Rafael Galante, Co-CEO da CBRdoc, o erro mais comum
está na negligência com documentos que não podem ser descartados ou
digitalizados por completo. “Nem todos os documentos podem ser eliminados após
a digitalização. Existem obrigações legais que exigem a guarda do original, o
que demanda organização, controle e sistemas de rastreabilidade.”
O armazenamento de documentos deve considerar aspectos como
proteção contra umidade, controle de acesso e categorização por relevância e
prazo de guarda, pois esses cuidados são fundamentais para garantir a
integridade e a disponibilidade das informações ao longo do tempo. Nesse
contexto, manter uma política clara de gestão documental torna-se essencial, já
que contribui para mitigar riscos e facilitar auditorias.
A importância dessa prática é reforçada por um estudo realizado em
2023 pela Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD), que revelou que
a recriação de um documento perdido pode custar, em média, 120 dólares. “Quando
a empresa adota boas práticas desde o início, evita a perda de documentos
críticos e agiliza o atendimento a demandas judiciais, fiscais ou
regulatórias”, afirma Allan Jorge, Co-CEO da companhia.
Entre os pontos-chave para uma boa gestão física estão a
padronização de processos de arquivamento, a capacitação da equipe e o uso de
tecnologias de indexação para facilitar eventuais buscas futuras. A
digitalização complementar desses documentos, com sistemas integrados, também
contribui para a eficiência.
Central Brasileira de Documentos - CBRdoc
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