A transformação
digital na gestão de projetos tem sido cada vez mais relevante para o sucesso
dos empreendimentos. O uso de tecnologias garante maior eficácia, celeridade e
produtividade, bem como redução de custos e de erros humanos. No gerenciamento
de processos de Parada Geral e Parada de Manutenção, embora em menor escala, as
soluções digitais direcionadas à comunicação também são progressivamente mais
utilizadas para que elas sejam realizadas sem atropelos e dentro do programado.
Embora
essenciais ao funcionamento pleno das operações e longevidade de máquinas e
equipamentos, esses projetos, como os próprios nomes já revelam, significam
linhas de produção paralisadas, e uma boa administração evita perdas além das
já previstas para esses tipos de eventos, sempre sensíveis aos caixas das
indústrias. No entanto, uma parcela das empresas ainda permanece analógica em
relação a esta questão, como evidenciam alguns estudos.
Pesquisas
indicam que falhas na comunicação são apontadas por gestores como as principais
responsáveis pelo fracasso de projetos. Segundo estudo do Project Management
Institute (PMI) com mais de 300 empresas de grande porte, 76% delas disseram
que os erros comunicacionais foram decisivos nos casos de insucessos, embora os
coordenadores utilizem, em média, de 70% a 90% de seu tempo para se comunicar
com os diversos profissionais das mais variadas áreas envolvidas nas paradas,
cujo volume de atividades é considerável.
Esses dados
ressaltam a importância crítica da comunicação e como ela pode impactar
significativamente os resultados. Indústrias que direcionam investimentos para
a modernização dessas práticas comunicativas por meio da tecnologia são capazes
de colher vantagens significativas em termos de produtividade, otimização de
recursos e êxito na finalização de projetos, particularmente quando eles são
mais complexos e embutem muitos desafios.
As comunicações
em projetos ocorrem de maneira abrangente tanto internamente, envolvendo a
equipe principal, quanto externamente, englobando diferentes níveis
hierárquicos da organização. Ela se desdobra de forma vertical entre os níveis
superiores e inferiores da estrutura organizacional, e de maneira horizontal,
onde os membros da equipe interagem entre si.
O maior desafio
na comunicação de paradas é gerir um número expressivo de canais e de
profissionais. Quanto maior for essa quantidade, maior será a probabilidade de
surgirem ruídos, como as divergências de opiniões sobre determinados processos,
a falta de feedback ou retornos demorados sobre questões cruciais, informações
em excesso ou truncadas, documentos e relatórios paralelos aos oficiais, e
dificuldade no rastreamento de dados para formulação de relatórios gerenciais,
para citar apenas alguns problemas a serem administrados e que tomam muito
tempo dos gestores.
A automatização
das comunicações nas paradas gerais e de manutenção elimina esses ruídos. O
software de gestão centraliza as informações em um único banco de dados e a
responsabilidade pela inserção fica em poucas mãos gerenciais, ou seja, o passo
a passo das atividades é registrado de maneira organizada, ao mesmo tempo em
que esse fluxo está disponível para todos os colaboradores e stakeholders
envolvidos no evento, e em tempo real.
O sistema também
evidencia quais etapas do processo merecem mais atenção, bem como os motivos
para isso, além de enviar lembretes automáticos aos responsáveis pelas tarefas
pendentes, registrando esses feedbacks. A automatização permite ainda que todas
essas informações possam ser acessadas por meio de computadores, celulares e
tablets a qualquer momento e em qualquer local no mundo, o que garante a rápida
tomada de decisões.
Principais
benefícios da comunicação automatizada
Centralização
das informações – A disposição de informações em um
local central proporciona maior controle sobre o processo de comunicação e
facilita o acesso e a recuperação de dados por parte dos envolvidos. Também dá
maior autonomia aos receptores, que buscam apenas aquelas necessárias para
suprir suas áreas. Ela também reduz a probabilidade de perda das informações,
garantindo que todos os envolvidos tenham acesso aos dados relevantes.
Foco
no projeto – Entre os principais benefícios da
automatização dos processos de comunicação, estão o maior foco nas ações do
projeto que representam riscos reais para o sucesso das paradas; aceleração das
reuniões de acompanhamento, permitindo que os gestores concentrem energia nas
questões que realmente exigem atenção; e a disponibilização de dashboards
gerenciais com opções de filtragem de dados para melhor direcionamento das
ações aos responsáveis correspondentes.
Relatórios
digitais e simplificados – O
sistema permite a implementação de relatórios digitais, fornecendo informações
por meio de um One Page Report e dashboards. Com as informações centralizadas,
a elaboração e emissão de relatórios e apresentações são mais simples e ágeis,
gerando economia de tempo e esforço da equipe de planejamento.
Facilidade
de acesso – A automatização flexibiliza e
amplia o acesso às informações, pois o sistema é disponibilizado por meio de
dispositivos como computadores, celulares ou tablets.
Cabe ressaltar
que a implementação da automatização é sempre cercada de medidas de segurança
da informação, com nuvem certificada por órgãos internacionais, bem como o
controle de acesso dos usuários: apenas áreas pré-estabelecidas de acordo com o
cronograma gerencial realizam a inserção de informações – atas de reuniões,
planejamento das ações, contratos, documentos, apresentações, fotos, entre
outras.
Ao promover a
convergência entre a comunicação e a implementação da transformação digital, as
paradas gerais e de manutenção podem ser conduzidas de maneira mais ágil,
colaborativa e assertiva. E cada vez mais indústrias e gestores de projetos têm
despertado para esses resultados, o que mostra que o caminho é sem volta.
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