Obrigatório para todas as empresas que tiverem efetuado retenção de impostos, a DIRF - Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte - é uma das principais obrigações trabalhistas/tributárias a serem cumpridas no início do ano. Seu envio correto é extremamente importante para evitar qualquer problema com o Fisco, assim como o pagamento de multas. Por envolver um grande volume de documentos a serem notificados, é importante que as organizações tenham em mãos sistemas adequados que garantam um controle assertivo destes dados para que o negócio não entre na malha fina da Receita Federal.
Emitida pela fonte pagadora, seu propósito é
informar os valores de imposto de renda e outras contribuições que foram
retidas com pagamentos a terceiros, a fim de evitar sonegação fiscal. Mesmo
sendo uma rotina para pessoas jurídicas e físicas com retenção de IR, diversas
inconsistências ainda são registradas todo ano pelo órgão regulador.
Dentre os principais e mais comuns equívocos, a
falta de dados completos sobre pagamentos, créditos, entregas, emprego ou
remessas a residentes ou domiciliados no exterior foram alguns dos mais
notificados – assim como informações dos pagamentos a plano de assistência à
saúde médica e odontológica por dependente e por plano coletivo empresarial.
Ainda, muitos deixam de informar dividendos e lucros pagos a partir de 1996, assim
como valores pagos a titular ou sócio de microempresa ou empresa de pequeno
porte. A exceção vale para pró-labore e aluguéis, quando o valor total anual
pago for igual ou superior a R$ 28.559,70.
O lançamento da previdência privada é outro ponto
importante de ser ressaltado, uma vez que apenas a modalidade PGBL é
considerada como previdência e, dessa forma, obrigatória de ser declarada. No
caso das férias, muitas companhias as registram por data de pagamento ao invés
de competência – equívoco que deve ser analisado cuidadosamente, dependendo de
como a ficha financeira foi emitida. Como resultado dessas inconsistências,
cerca de 870 mil empresas tiveram imprecisões nas informações divulgadas para a
RFB em 2021, segundo dados do próprio órgão.
Fora problemas com o próprio órgão, a falta de
apresentação da DIRF no prazo estabelecido sujeitará a pessoa jurídica à multa
de 2% ao mês-calendário, a qual incidirá sobre o montante dos tributos e das
contribuições informados na DIRF limitada a 20%. Se tratando do valor total, a
multa mínima será de R$ 200,00 tratando-se de pessoa física, pessoa jurídica
inativa e pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional. Nos demais casos, a
cobrança será de R$ 500,00.
Os confrontos dos valores declarados mensalmente na
DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Federais) ainda são muito vistos em
empresas dos mais diversos portes e segmentos – decorrentes, principalmente,
pela falta de gestão adequada das áreas fiscais e administrativas. Em uma
necessidade de conciliação dos valores de IRRF e CSRF entre as declarações,
apenas um sistema de gestão moderno e completo é capaz de permitir tal
consistência e evitar riscos de multas e irregularidades com o Fisco.
Todas as empresas devem contar com o apoio de um
ERP consistente que gere as informações corretas para serem importadas no
sistema da RFB. Além de automatizar essa missão, esses sistemas ainda trazem
uma segurança imprescindível para o controle dos dados, possibilitando o
gerenciamento em uma única plataforma de modo muito mais assertivo. A
digitalização organizacional é uma tendência sinalizada há anos e, cada vez
mais companhias investem nestes mecanismos a fim de conquistarem tais
vantagens.
Muitas organizações, inclusive, estão despontando
no mercado com soluções direcionadas especificamente para a terceirização
destas atividades. Seja de forma parcial ou completa, esta opção traz uma
redução de custos significativa, com completa segurança dos dados sigilosos.
Com tantas informações a serem notificadas na DIRF, esta terceirização pode ser
a melhor estratégia para evitar erros e prejuízos financeiros.
Todas as empresas que se enquadrarem nos requisitos
de envio deste documento ao Fisco, devem se atentar a gerenciar as informações
necessárias até o prazo estabelecido para o dia 28 de fevereiro. Apenas com um
bom controle e auxílio adequado de um ERP moderno, será possível permanecer em
acordo com estas obrigações fiscais e evitar com que seu negócio seja alvo de
danos econômicos e jurídicos.
Renata Melloni - diretora do BPO financeiro, contábil e fiscal na b2finance, consultoria especializada em BPO.
b2finance
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