Se olharmos atentamente para a nossa mesa de
trabalho, encontraremos inúmeras ferramentas e recursos tecnológicos que
facilitam a nossa vida e nos fazem ganhar tempo. Computadores mais rápidos,
programas e softwares mais inteligentes e até o corretor ortográfico. Apesar de
tantas soluções que nos ajudam no dia a dia, às vezes nos deparamos com uma
barreira difícil de transpor: a falta de produtividade. Antes de mais nada,
precisamos deixar claro que produtividade não tem a ver com o quanto a pessoa
trabalha. Você será produtivo quando realizar o que precisa ser feito e não por
trabalhar demais.
Mas como saber se sou um profissional produtivo ou
improdutivo? Alguns vilões da produtividade são apontados com frequência para
discutir o tema: celular, internet, redes sociais, excesso de reuniões e
hábitos como pausas para o cigarro e o café, além das conversas excessivas com
os colegas. Ao destacar todas essas práticas como as causas mais comuns para a
improdutividade, corremos o risco de não enxergar outras armadilhas que são tão
ou mais prejudiciais à produtividade que as já citadas, são elas:
1. Desorganização - A falta
de organização não permite que se tenha um fluxo contínuo de trabalho. Estar
sempre tentando descobrir onde guardou um documento ou salvou um arquivo,
procurando por um número de telefone ou por uma informação, toma tempo,
interrompe tarefas e atrasa o trabalho.
2. Falta de planejamento - É preciso
um mínimo de planejamento para o desenvolvimento diário das atividades. Quando
se tem clareza do que precisa ser feito, fica muito mais fácil definir as
prioridades e o que é necessário para executá-las. Dessa forma, dificilmente
deixaremos de atuar nos assuntos mais importantes e não nos perderemos em meio
a tantos afazeres.
3. Falta de comunicação clara e objetiva - Ter a
certeza de que entendeu bem a mensagem passada pelo interlocutor e estar seguro
de que se fez entender corretamente é fundamental. Um dos principais problemas
que comprometem a produtividade é o retrabalho. Deixar claro o contexto, o
cenário, e as informações mais importantes é condição indispensável para que um
trabalho seja bem executado.
4. Estado emocional - É uma das
principais causas de queda na produtividade. Problemas pessoais, familiares, de
saúde ou financeiros roubam a concentração e a energia do profissional, que já
chega no trabalho desconcentrado e incomodado. Em situações assim, vale a pena
conversar com o líder, explicar o que está ocorrendo e juntos decidirem a
melhor forma de conduzir o trabalho.
5. Dificuldade de dizer não - Demandas
e solicitações vão surgindo e você se vê incapaz de dizer não. Situações assim
fazem a pessoa acumular tarefas além da sua capacidade de realização. É preciso
ter uma noção clara do que você consegue fazer para cumprir da melhor forma as
responsabilidades assumidas e, a partir daí, recusar ou negociar algumas
demandas.
6. Procrastinação - Fugir das
tarefas mais espinhosas, ou tentar adiar ao máximo a realização delas, é
bastante comum e pode, muitas vezes, emperrar o andamento de um trabalho sem
que o profissional perceba.
As situações descritas acima ocorrem com muito mais
frequência do que imaginamos, e é preciso uma boa dose de atenção para
conseguir enxergá-las. Se quisermos fazer mais e melhor, precisamos fazer uma
autoanálise. O primeiro passo é identificar as armadilhas ocultas em nossos
hábitos para então procurar desarmá-las. Atitudes práticas nos fazem sair do
campo das intenções e conquistar resultados concretos. Aqui vão algumas dicas:
estabeleça metas para si mesmo e, para cumpri-las, coloque suas ideias e
objetivos no papel; faça uma lista de tudo o que há para ser feito - ver a
lista diminuir cada vez mais é sempre um incentivo para continuar em frente -
defina uma rotina diária para gerenciar melhor o seu tempo, e, por fim, não
tenha receio de pedir ajuda.
Corrigir a rota, sempre que necessário, exige
disciplina, mas é a única maneira de mudar antigos comportamentos e promover
mudanças de forma produtiva.
Dirley Corrêa - diretor
de Recursos Humanos da Divisão de Ensino do Grupo Positivo.
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