Você
chega à empresa cheio de vontade de trabalhar. Olha os e-mails, atende alguns
telefonemas, despacha alguns malotes, faz uma reunião rápida e... já é
meio-dia. Nesse momento, você se pergunta: o que eu realmente produzi nesse
período?
Viver
nesse estado deve ser considerado algo grave, pois demonstra que a pessoa está
com problemas de produtividade. Por isso, para ajudar a reverter esse cenário,
selecionei oito dicas práticas que vão ajudar a aumentar o rendimento no
trabalho. São ações simples e que qualquer um consegue aplicar no dia a dia.
Confira:
Controle
- Se você quer
aumentar o seu rendimento, o primeiro passo é saber exatamente de que
forma está gastando o seu tempo. Essa informação pode dizer muito sobre os seus
problemas de produtividade. Monitore suas horas de trabalho durante alguns dias
- uma semana é o suficiente. Depois, use as informações obtidas para descobrir
como trabalhar de maneira mais produtiva.
Foco
- O hábito que mais
atrapalha o rendimento no trabalho é multitarefar. Pode até parecer que você
está produzindo mais, porém, a qualidade dessas tarefas será pior. A
chance de erro é grande e, certamente, será preciso refazer algo em algum
momento. E, mesmo que não cometa equívocos, você precisará de mais tempo para
completar uma tarefa simples se não estiver concentrado nela. Foque em apenas
uma tarefa de cada vez, não aceite interrupções.
Habilidade
de delegar - Se você
tiver dez tarefas para entregar hoje, é provável que não consiga fazer tudo
sozinho. A melhor maneira de lidar com altas demandas, em um prazo
curto, é desenvolver a habilidade de delegar. Para isso, é preciso
conhecer bem cada membro da equipe, dessa forma será possível distribuir as
tarefas entre os funcionários que apresentam o perfil necessário para
executá-las. Além disso, lembre-se de que esses profissionais estão assumindo a
responsabilidade pelo resultado, portanto, eles também precisam ter autonomia
para desenvolver o trabalho da maneira que consideram mais adequada.
Relacionamento
- Contar com a sua
equipe será um grande reforço para melhorar seu rendimento no trabalho. O local
de trabalho é um ambiente em que há muita pressão, muita política e desenvolver
um bom relacionamento com colegas de outros setores representa uma vantagem
importante. Com isso, você consegue agilizar o seu trabalho naqueles momentos
em que depende dessas pessoas. Por exemplo, imagine que quer entregar um
relatório comercial, mas precisa que o gestor de finanças avalie os números. Se
o seu relacionamento com esse gestor for positivo, provavelmente, ele vai dar
prioridade à sua solicitação. Do contrário, você pode esperar algum tempo para
ter uma resposta.
Prioridades
- Com uma agenda
cheia, chega um momento em que você começa a escolher o que será
realmente possível realizar (e, se ainda não está escolhendo, é possível que
esteja afogado em um oceano de projetos, sem conseguir completar nenhum). Para
fazer essa escolha, é preciso estabelecer prioridades. Comece estabelecendo
qual é sua meta nesse momento. Depois, analise cada uma das tarefas que estão
na sua lista de atividades. Será que ler seus e-mails vai ter mais impacto do
que elaborar uma proposta para um cliente? Será que elaborar uma proposta vai
gerar mais efeito do que fazer aquela reunião de feedback com a equipe?
É por meio dessa análise constante que você vai determinar o que precisa ser
feito agora e o que pode esperar.
Aprendizado
- Em muitos casos, o
rendimento no trabalho está baixo porque você não está familiarizado com
determinada atividade. Por exemplo, senão sabe usar o Excel, vai levar muito
tempo para fazer uma planilha. Quando se prepara bem para executar uma
atividade, você está fazendo o que chamamos de “front-load”, ou seja,
está trabalhando mais antes de começar, para ganhar tempo depois. Pense nisso
da seguinte maneira: se gastar cinco horas para aprender Excel hoje, quantas
horas vai economizar preparando as planilhas no futuro?
Pausas
- Fazer pausas
regulares é uma maneira contraintuitiva de melhorar seu rendimento. Como nosso
cérebro só consegue se manter concentrado por intervalos reduzidos de tempo,
fazer uma pausa ajuda na preparação para alcançar o máximo de foco no próximo
período. Durante essas pausas, afaste-se do computador. Assim, você também
reduz o cansaço na vista e diminui as chances de desenvolver problemas de visão
e dores de cabeça.
Uso
diário de uma solução digital -
Existem algumas plataformas virtuais que promovem o gerenciamento e a
otimização da produtividade. Estão disponíveis diversos recursos relacionados
às dicas que vimos aqui: prioridades, metas, prazos, tarefas, como a
plataforma Neotriad. Com a aplicação dessa metodologia em um software, é
possível economizar diariamente horas reais de trabalho, por meio da execução
focada de suas atividades.
Christian Barbosa
- Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO
da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na
área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra
treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100.
Autor dos livros "A Tríade do Tempo"; "Você, Dona do Seu
Tempo"; "Estou em Reunião"; co-autor do "Mais Tempo, Mais
Dinheiro"; e "Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o
que deveriam fazer?". Sua mais recente obra: "60 Estratégias práticas
para ganhar mais tempo".
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