A partir do dia 02 de
março, tanto pessoa física quanto jurídica começam a entregar as suas
declarações de imposto de renda. É hora de recolher os documentos e passar um
pente fino na contabilidade para evitar a tão temida malha fina. Neste sentido,
ter controle sobre as notas fiscais (tanto as favor quanto as contra a empresa)
é essencial.
No ano passado muitas
empresas foram notificadas porque suas vendas não estavam de acordo com as
vendas no cartão de crédito - principalmente as que estavam no regime Simples
Nacional. Essa é uma das novidades para esse ano. Agora,
a Secretaria da Fazenda tem mais essa importante fonte de informação para
monitorar as empresas de forma eficaz, acompanhando todas as suas movimentações
financeiras.
Desde outubro de
2014, está disponível para pessoas físicas ou jurídicas todos os documentos
(NFe, CTe, etc.) emitidos contra o seu CNPJ ou CPF, através da NT (Nota
Técnica) 2014/02, onde foi disponibilizado para domínio publico "Web
Service de Distribuição de DF-e de Interesse dos Atores da NF-e (PF ou
PJ)". Segundo a própria NT, todos os autores tem acesso aos documentos:
"Este serviço pode ser consumido por autores que desempenham papel na
NF-e de emitente, destinatário, transportador ou terceiro, pessoa física ou
jurídica que possua um certificado digital de PF com seu CPF, ou PJ com seu
CNPJ".
Fica a questão: será
que temos certeza que todos os documentos de notas fiscais eletrônicas emitidas
contra nosso CPF ou CNPJ, é do nosso conhecimento? É de extrema importância que
saibamos e que passemos a negar os documentos que não nos pertence, pois a
Secretaria de Fazenda já tem essa informação.
Com esta novidade
tecnológica, as empresas terão grande ganho por utilizarem corretamente este
recurso, onde processos se tornarão mais rápidos e seguros, evitando fraudes e
erros humanos. As empresas também poderão se manifestar sobre os documentos
(este recurso está disponível desde agosto 2012 pela NT2012/02), onde alguns seguimentos já são obrigados a se
manifestarem.
As empresas que se
prepararam com ferramentas que buscam suas notas fiscais eletrônicas, seus
eventos e manifestam-se sobre elas, estão mais seguras que as que não utilizam
este recurso, pois documentos podem ter sido emitidos sem o conhecimento do
destinatário por diversos fatores, como por exemplo, em caso de erros ou mesmo
fraudes.
A preocupação com o
IR não pode ser maior que a preocupação com os documentos que recebemos
diariamente. Por isso é tão importante termos a possibilidade de recusar os que
não nos pertencem ou os quais as operações não foram realizadas. O fato de
deixar este assunto em segundo plano pode gerar desconforto e passivo fiscal
para muitas empresas, principalmente neste momento em que a Secretaria de
Fazenda irá conciliar suas entradas de notas fiscais com seus lançamentos
declarados no IR. É preciso ficar de olho.
Somado a isso, poucas empresas sabem, mas por lei, todas
devem armazenar as notas fiscais emitidas por um prazo de cinco anos. Em caso
de fiscalização, elas podem ser multadas, caso não estejam cumprindo a
determinação. Por este motivo, muitas recorrem a soluções de TI para localizar
e organizar documentos emitidos, seja por meio de robôs, chave de acesso ou
conciliação com o fluxo fiscal.
É importante ainda manter a organização das NF e NF-e,
além CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), MDF-e (Manifesto de
Documentos Fiscais) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos), dados
indispensáveis à área de transportes e logística. Ter tudo isso de modo
integrado à Secretaria da Fazenda e a softwares ERP (Enterprise Resource Planning) é indispensável a qualquer empresa que
queira ficar tranquila. A tecnologia está aí para servir.
Adão Lopes - mestre
em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL. www.varitus.com.br
Nenhum comentário:
Postar um comentário