Como se preparar para uma reunião eficiente

A especialista Heloísa Capelas fala sobre os preparativos para esse momento 

Uma reunião bem planejada é aquela que se tem consciência com quem vai fazer e qual o objetivo dela. Fundamental saber o que se quer como resultado final desse encontro. Quanto tempo está disposto a doar pra que esse momento gere o que se deseja alcançar?

Isso está no princípio do planejamento de cada um, pensar tudo que envolve e principalmente o papel de quem vai conduzir: onde está? o que quer e com quem vai conversar? Se os presentes são conhecidos? Saber como pensam e a opinião delas? Para onde quer levá-las? De que forma quer influenciá-las? Necessário ter foco, exatamente para onde quer ir? Pretende e compreende o que quer no final da reunião, o melhor resultado?

Para um líder manter o direcionamento da equipe é muito importante numa reunião. Esse condutor precisa ter domínio do foco e onde almeja chegar. É importante para motivar todos a participarem e levar até ao que se quer chegar, que se ofereça nenhum risco. As pessoas precisam estar num ambiente seguro, em que têm liberdade para colocar a opinião delas. Aquilo que acham, gostam ou não, concordam ou discordam. Se elas tiverem medo de chefe ou da organização, temor de colocar as ideias e ser punido por isso, não se vai manter a criatividade ou o foco, muito menos a possibilidade das pessoas colocarem as suas avaliações.

Os envolvidos devem saber que estão num ambiente seguro, que tudo que o líder quer ou se interessa é pelo pensamento delas, mesmo que seja contrário ao da empresa. É importante entender onde está o colaborador e que ele não seja punido por isso. Precisa ter foco e abertura para ouvir tudo dos outros, para que o final seja um sucesso.

"Toda a sugestão dada pelos colaboradores numa reunião, precisam que esses sejam engajados. Portanto, não aceite ideias das pessoas para que você faça o serviço ou para que o colega do lado. As pessoas que derem ideias estão envolvidas e comprometidas com aquelas intenções, dessa forma, elas precisam trabalhar com a execução.", indica Heloísa Capelas – diretora do Centro Hoffman.

O líder deve aceitar todas as ideias, abranger todos os que as deram, cada participante, para se envolver e se comprometer com a ideia, oferecer seu conhecimento técnico e aceitar o dos outros, marcar data e cobrar.

Para isso a especialista em desenvolvimento do potencial humano, aponta alguns procedimentos durante os presentes na reunião. "Fundamental que marque data, que diga quem fará e até quando. Não é o líder que define. É importante que todos os envolvidos, aqueles que participaram da construção da ideia se comprometam em cada etapa. Quem vai fazer que parte do projeto? 

Onde se vai chegar com essa ideia? Qual é o primeiro passo? Quem dará o primeiro, o segundo e o terceiro? Quais são as medidas para que todos saibam que aquelas ideias, atitudes, comportamento e ação deu resultado para que o projeto tenha êxito. Prazo, comprometimento e cobrança. Depois que marcou a data quem vai cobrar a execução, quem é a responsabilidade de executar e quem é de cobrar, ou de medir e avaliar para ver se aquela atitude, comportamento e ação deu certo para que o objetivo fosse alcançado. ", orienta Heloísa Capelas






Fonte: Heloísa Capelas, autora do best-seller "O Mapa da Felicidade", "Perdão, a revolução que falta" e também diretora do Centro Hoffman no Brasil www.processohoffman.com.br. Atua há mais de 30 anos como especialista em desenvolvimento do potencial humano por meio do autoconhecimento e do aumento da competência emocional. ECoach, Master Practitioner em PNL, expert em processos transformativos e psicodinâmica aplicada aos negócios.