Gerente
da Randstad Professionals, Sócrates Melo, indica algumas medidas para otimizar
o tempo em reuniões no trabalho
As
reuniões são necessárias no mundo dos negócios e, muitas vezes, chegam a
preencher horas e até dias nas agendas dos profissionais. Seja um meeting com a
equipe, fornecedores, gestores e até possíveis clientes, elas sempre passam do
horário planejado.
O
gerente regional da Randstad Professionals,
Sócrates Melo, conta que tornar as reuniões mais enxutas é uma tendência. Há
empresas que chegam a cobrar dos funcionários quando as conversas se estendem,
fazendo com que esse atraso dê prejuízos financeiros aos envolvidos. Mas,
o que fazer para que esses encontros sejam mais produtivos e, consequentemente,
durem menos? Sócrates preparou oito dicas para atingir o objetivo:
1)
Antecipar
aos participantes o tema central da reunião. Antes de iniciar o encontro,
relembre o que será discutido;
2) Pontualidade:
chegar no horário combinado é essencial e educado com todos presentes;
3)
Eleger
um líder e centralizar a condução dos temas, alterações e dúvidas;
4)
Ter
clareza dos objetivos do encontro e, quando terminar, o que se espera dela.
Ex.: Ao final da reunião esperamos definir a contratação de dois novos
funcionários etc.;
5)
Não
fugir do assunto mesmo que seja sobre trabalho. Ex.: Se o tema é expansão, não
vamos falar de ações de marketing.
6)
Não
dar abertura para conversas paralelas ou abordar assuntos pessoais;
7)
Comunicar
ao líder da reunião se precisar sair mais cedo ou chegar um pouco atrasado. Ao
iniciar, avisar a equipe que vai precisar se ausentar um tempo antes do
término. Isso faz parte da etiqueta das reuniões e precisa ser respeitada. Ou,
se alguém vai chegar atrasado, o líder precisa comunicar aos envolvidos.
8)
Respeite
o horário final.
As reuniões se tornam mais produtivas quando seguimos
algumas premissas e, de uma hora ou mais, podem durar apenas 30 minutos.
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